Sparen Sie Zeit und Nerven mit strukturierten Event-Einladungsprozessen

Beitrag von Florian Bauer auf 12.09.2018
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Sie haben eine Datenbank mit zahllosen potentiellen Teilnehmer für Ihren Anlass...Adressen selektieren, persönliche Einladungen versenden, eine Gästeliste verwalten...Das hört sich nach ganz viel Arbeit an - oder? Falsch! Erstellen Sie einmalig perfekte Vorlagen und lassen Sie diverse Tools den Rest erledigen.

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Hier erfahren Sie wie Sie in fünf einfachen Schritten die Basis zu Event-Registrationen aufbauen. Diese lauten wie folgt:

Zu Beginn wäre es sinnvoll wenn Sie über eine CRM-Software verfügen, die alle oben genannten Punkte verwalten kann. Wozu Sie diese genau benötigen wird unter dem Punkt Datenmanagement erläutert.

Selektion

Als erstes müssen Sie im klaren sein, an wen Ihr Anlass überhaupt gerichtet ist. Selektieren Sie aus Ihren Kontaktdaten jene Kontakte, die als Gäste in Frage kommen. Dazu filtern Sie vielleicht nicht nur nach der Eigenschaft, ob Ihre Kontakte Kunden oder Lieferanten sind - Da spielen einige Faktoren wie Ortschaft, Sprache, Branche und noch vieles mehr eine wichtige Rolle. 

Eine Selektion kann also wie folgt aussehen: *Kontakt* wird in Ihrer Gästeliste angezeigt, wenn er in der Schweiz tätig ist, ein Kunde und/oder Interessent von Ihnen ist, Deutsch und/oder Französisch spricht und in der Event-Management Branche arbeitet.

Einladungen

Haben Sie Ihre Liste mit den Kontakten die Sie einladen wollen erstellt? Dann können Sie nun mit den Einladungen beginnen...Doch schicken Sie nicht einfach Einladungen raus, ohne dass Sie diese überdenken. Sind Sie kreativ was das angeht! Sie wollen die potentiellen Teilnehmer Ihres Events in den Bann ziehen.

Machen Sie klar, was Sie versenden wollen. Der Empfänger der Mail oder des Briefes sollte in wenigen Sekunden erfahren, was er erhalten hat. Geben Sie Informationen bekannt, worum es sich beim Anlass handelt, wann er stattfinden wird, wo er stattfinden wird...

Geben Sie einen Mehrwert an, was dem Gast an Ihrem Event zu Nutze kommen kann. Kontakte, mit denen Sie gute Beziehungen führen, werden höchstwahrscheinlich ohne weiteres zusagen. Doch Kontakte, mit denen Sie bisher kaum zu tun hatten, werden skeptisch sein...Was bringt ihnen dieser Event? - Machen Sie dies deutlich. 

Achten Sie auf verschiedene Sprachen. Senden Sie eine Einladung nach Genf, wäre es sinnvoll, wenn diese auf Französisch ist. Dies gilt auch für alle weiteren Schritte.

Teilnahme

Nun müssen Sie über eine Möglichkeit verfügen, so dass der zum Interesse geweckte Gast am Event teilnehmen kann. Registrierungsformulare, die auf Ihr Anlass angepasst wurden, sind hier ganz praktisch. Dieses können Sie auf Ihre Homepage einbauen - oder Sie erstellen eine eigene Seite dafür. So werden Ihre Teilnehmer nicht abgelenkt, während Sie sich für Ihren Anlass registrieren. Fügen Sie Pflichtfelder, wie zum Beispiel Vorname, Name und so weiter ein. Legen Sie den Fokus auch ein wenig auf die Optik, das Formular soll den Gast ansprechen. Achten Sie auf jeden Fall darauf, dass Sie klare Angaben machen, was in ein Feld eingegeben werden soll. Sehen Sie sich folgendes Beispiel an:

Schlechtes-Beispielformular

          Beispiel eines Formulares aus colada.guests.

 

Und, haben Sie etwas erkannt? Der erste Teil passt, Teilnahme und Anrede sind klar, einfach ankreuzen.

Wie sieht es beim Namen aus, was würden Sie eingeben? - Hier ist nicht genau klar, was gefragt ist. Manche mögen hier den Vornamen und Nachnamen eingeben, doch in welcher Reihenfolge? Einige werden wahrscheinlich nur den Nachnamen angeben, andere wiederum vielleicht nur den Vornamen.

Bei der E-Mail hingegen ist der Fall eigentlich klar, doch können Sie hier beispielsweise ein zweites Feld unterhalb hinzufügen, bei dem Ihr Gast noch einmal die E-Mail Adresse bestätigen muss. Diese zwei Felder werden schliesslich überprüft, ob diese übereinstimmen (Felder validieren).

Erstellen Sie grundsätzlich regeln, wie etwas eingeben werden soll, beziehungsweise eingegeben werden muss. 

Sie denken sich vielleicht, ist doch egal wie die Daten eingetragen werden, solang man sie erhält. Doch stellen Sie bald fest, möchten Sie anschliessend eine Liste Ihrer Gäste anschauen, erscheinen manche mit Vorname an erster Stelle, andere haben nur einen Nachnamen eingetragen...Es entsteht ein Chaos.

Sollten verschiedene Buchungen oder Tickets auf dem Formular sein, statten Sie es so aus, das zum Beispiel nur VIP-Teilnehmer die VIP-Buchungen sehen können. Wo ein VIP-Gast also verschiedene Hotels sieht die er buchen kann, sieht ein normaler Teilnehmer nur Felder, um seine Daten einzugeben. Dies kann unter anderem durch personalisierte Codes geschehen, bei dem ein Gast erst durch Eingabe seines Codes auf die VIP-Bereiche Zugriff hat.

Kommunikation

Was passiert, oder besser gesagt was sollte passieren, nachdem sich ein Gast mittels Ihrem Formular registriert hat? - Der Teilnehmer sollte eine Bestätigungsmail erhalten. Diese beinhaltet üblicherweise noch einmal alle Infos. Hat Ihr Gast ein Hotel gebucht inklusive Ticket für zwei Personen, machen Sie dies noch einmal ersichtlich. Allenfalls verlinken Sie auf externes, so dass der Teilnehmer gebuchte Hotels noch einmal anschauen und das Ticket erneut sehen und ausdrucken kann. Hier sehen Sie den Aufbau eines Tickets.

Damit Sie nicht hunderte Mails schreiben müssen, sorgen Sie für einen automatisierten Ablauf. Erstellen Sie eine Vorlage - ein Template - für Ihr E-Mail und verwenden Sie diese als Bestätigungsmail. Mit der Hilfe eines Tools können Informationen wie Vorname, Name und so weiter für jeden Gast automatisch angepasst werden. 

Achten Sie auch hier wieder auf verschiedene Sprachen.

Datenmanagement

Bevor Ihr Formular für die Registrierung allerdings live geht, besorgen Sie sich - wie am Anfang bereits erwähnt - unbedingt eine Software für Datenmanagement. Dies ist insofern wichtig, da Sie die Daten aller registrierten Gäste behalten und pflegen wollen. Mittels dieser Datenmanagement-Software können Sie anschliessend, wie bei der Selektion, Listen filtern und erstellen unter allen Teilnehmern.

Anhand dieser erstellten Listen können Sie Kontakte Ihrer Wahl zusätzliche Informationen senden. Ebenfalls können Sie nach Ihrem Anlass um Feedback bitten, was Ihnen sehr helfen wird bei der Planung Ihres nächsten Anlasses. Genau diese Kontakte können Sie auch zu Ihrem nächsten Event einladen, doch machen Sie dies nicht zu früh, schliesslich muss man Dinge auch erst einmal verdauen.

Mit diesen fünf Schritten haben Sie eine Basis für die Registrierung Ihrer Teilnehmer aufgebaut.

Gerne beantworten wir Ihre Fragen, sollte noch etwas ungeklärt sein.

Themen: Build

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