Selektionen - Event-Gästelisten kinderleicht managen

Beitrag von Florian Bauer auf 14.11.2018
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Nicht nur im Front-End, auch im Back-End muss alles sauber strukturiert sein. Als Front-End bezeichnen wir einfach gesagt alles, worauf der Teilnehmer zugreifen kann. Als Back-End betiteln wir alles, was im System hinterlegt ist und im Hintergrund geschieht. Sprich nicht nur auf der Webseite oder auf Formularen muss alles strukturiert sein, auch im System sollte alles übersichtlich dargestellt werden. Dabei helfen Selektionen - doch was sind diese Selektionen überhaupt und wozu brauchen Sie diese?

Definition

Das Wort Selektion ist ein Begriff aus der Informatik. Er umschreibt Daten, die durch eine gewisse Abfrage in einer Datenbank gefiltert worden sind und nun dargestellt werden. Sprich falls wir in einer simplen Excel Datei verschiedene Datensätze haben und nun herausfiltern wollen, welche Datensätze über eine identische Eigenschaft verfügen, erstellen wir eine Selektion. Folgend ein einfaches Beispiel anhand einer Excel-Datei:

Hier sehen wir einen kompletten, fiktiven Datensatz an Kontakten in einer Excel-Datei.

Gesamter-Datensatz

Nun zur Selektion: Hier wurde nach der Firma "colada AG" selektiert, so dass nur Mitarbeiter der Firma colada angezeigt werden. Inhalte des gesamten Datensatzes sowie der Selektion sind natürlich alle fiktiv.

Selektierter-Datensatz

Solche Listen können also wie folgt lauten: Zeige Zeile an, wenn Eigenschaft "Unternehmen" gleich "colada AG" ist.

Selektionen mit Hilfe von Tools

In der Praxis werden allerdings komplexere Modelle benötigt, beispielsweise: zeige Datensatz, wenn Eigenschaft "Teilnehmer" gleich "Gast" ist und Eigenschaft "Ortschaft" gleich Zürich ist und wenn Eigenschaft "Branche" gleich "IT", "Marketing" und / oder "Event-Management" ist. Sie merken, es wird langsam komplizierter.

Die Ansicht ist in Excel zwar einfach anzusehen, aber man kann sie nicht einfach so abspeichern, dass diese auf Knopfdruck abrufbereit ist. Da kommen, Sie können es sich denken, diverse Tools ins Spiel. Ein brauchbares Tool sollte also diverse Punkte umfassen:

  • Datensätze filtern anhand einer/mehreren Eigenschaft/en
  • Statische oder dynamische Listen
  • Möglichkeit Selektionen abspeichern / abrufen zu können
  • Verschiedene Ansichten mit Sortierfunktion
  • Weiterverarbeitung der Selektionen (Export in eine Excel-Datei, Mailversand etc.)
  • Globaler Zugang zu Listen, falls mehrere Personen im Tool arbeiten

Natürlich kommt es ganz darauf an, in welcher Situation Sie sich befinden. Vielleicht benötigen Sie keine komplexeren Listen, sondern wollen nur Gebrauch von der Export-Funktion machen - Suchen Sie also eine Applikation, welche Ihre Ansprüche deckt.

Komplexere Auflistung

Wie bereits erwähnt, es gibt Selektionen, die lediglich auf einer Eigenschaft basieren. Auch gibt es jene, die auf mehrere Eigenschaften Rücksicht nehmen - das muss nicht nur eine "Addition" von Daten sein, im Sinne von ein Datensatz muss über X, Y und Z verfügen. Gut möglich dass Sie als Event-Planer eine Liste benötigen, in der Kontakte aufgezeigt werden falls Sie über X und Y oder X und Z verfügen, wobei Kontakte, welche nur über die Eigenschaft X verfügen, alleine nicht angezeigt werden sollen. 

Um das ganze vom theoretischen ein wenig im praktischen darzustellen, folgend ein Screenshot einer Selektion aus einem Event in colada.guests:

Dynamische-Selektion

Hier wird ein Kontakt in die Selektion aufgenommen, falls er in der Marketing, IT oder Event-Management Abteilung arbeitet und am Event teilnehmen wird beziehungsweise teilgenommen hat. Gleichzeitig muss der Kontakt als deutschsprachiger hinterlegt sein und von Zürich kommen.

Dies ist, wie man anhand des Screenshots erkennt, eine dynamische Selektion. Sie besteht aus mehreren "Regeln" und bezieht sich auch auf mehrere Eigenschaften. Statische Selektionen hingegen beziehen sich auf etwas "festes", was nicht durch Eigenschaften verändert wird - Sprich eine normale Liste, in der man Kontakte manuell hinzufügt oder entfernt. 

Sollte die Veranstaltung noch nicht vorbei sein, wäre es von Vorteil, wenn Teilnehmer, die sich neu registrieren, automatisch in die Selektion aufgenommen werden. So bleiben Sie immer auf dem neusten Stand, ganz ohne Aufwand.

Verwendung von Selektionen / Listen

Was macht man denn nun überhaupt mit den Selektionen die man erstellt hat? Natürlich weiterverwenden! 

Benutzen Sie im Tool die verschiedenen Ansichten und Auflistungen für Auswertungen und Analysen. Vielleicht haben Sie durch Ihre Selektion eine Empfängergruppe für die nächste E-Mail erstellt - zum Beispiel ein Reminder, irgendwelche News, Vorteile bezüglich Event oder einfach nur Versand von Tickets, um überhaupt das Gelände der Veranstaltung betreten zu dürfen.

Exportieren Sie die Selektionen die Sie für wichtig erachten. Zum einen haben Sie dann eine Absicherung, falls Sie keinen Zugriff mehr auf ein Tool haben, zum anderen haben Sie dann Kontakte auf Ihrer digitalen Maschine, die Sie dann für nächste Events einladen können.

Bedenken Sie, wenn Sie den Event als Team aufsetzen und alle im selben Programm arbeiten, brauchen Sie eine Funktion, um Listen, Ansichten und Selektionen zu teilen. Ansonsten betreiben Sie noch doppelt und dreifachen Aufwand. Aber auch das Gegenteil ist möglich, vielleicht möchten Sie die Selektion als "privat" Kennzeichnen, so dass nur Sie Zugriff darauf haben. 

 

Auf jeden Fall schaffen Sie mit dem richtigen Umgang von Gästelisten zum einen eine gute Übersicht, zum anderen erledigen Sie bereits Arbeit für die nächste Veranstaltung und Sie haben stets die aktuellsten Daten Ihrer Kontakte. Also machen Sie sich auf die Suche nach einem geeigneten Tool und legen Sie direkt los.

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