Saalpläne - Der einfache Weg, Seatings zu organisieren

Beitrag von Florian Bauer auf 23.10.2018
Blog-Author
Finde mich auf:

Je nach Grösse der Gästeliste können Events, welche Saalpläne und Tischzuteilungen benötigen, zur Tortur werden, richtig? - Falsch! Selbst wenn Sie eine Gästeliste mit 300 Personen haben und allen einen Sitzplatz zuweisen müssen, kann alles ganz simpel vonstattengehen. Besorgen Sie sich ein entsprechendes Tool, was Ihnen unter die Arme greift. Aber verstehen Sie dies nicht falsch - es ist immer noch Arbeit zu tun, nichts erledigt sich von selbst!


colada.seats - Floor Plan Übersicht

Screenshot eines Test-Events in colada.seats.

 

Den einen wird bereits übel, wenn Sie die Wörter "erstellen", "Saalplan", "Tischplan" oder ähnlich im selben Satz lesen. Doch mit diversen Tools, die Ihnen genau bei diesen Dingen helfen werden, können Sie Seatings ganz einfach erstellen und verwenden. Am besten wäre es natürlich, wenn Sie ein Tool haben, mit dem Sie den gesamten Event-Planungs-, Umsetzungs- und Durchführungsprozess verwalten können.  

Doch zunächst müssen Sie ein Programm finden, mit dem Sie arbeiten möchten. Hier ein paar Gedanken, welche das Tool eingrenzen sollen:

Übersichtlichkeit

Die Software soll Ihnen die Arbeit erleichtern - somit ist schon mal klar, wie diese Aussehen muss. Übersichtlichkeit ist das A und O, Sie müssen das Tool starten können und sofort klar damit kommen. Machen Sie sich Gedanken, wie Sie vorgehen werden, falls Sie etwas nicht verstehen. Es wäre gut zu Wissen, ob es eine Gebrauchsanleitung gibt, irgendwelche Tutorials im Internet herumschwirren oder ob der Herausgeber des Programms einen Support zur Verfügung stellt. 

Doch nicht jeder Support ist ein guter Support. Machen Sie sich schlau - welche Möglichkeiten zur Kontaktaufnahme gibt es? Falls Sie doch ein wenig mit der Zeit kämpfen, bevorzugen Sie Programme mit Support via Live-Chat oder Telefon. Eventuell wird bei Unklarheiten lediglich eine E-Mail-Adresse für die Kontaktaufnahme zur Verfügung gestellt. Bis diese E-Mail beantwortet wird, kann es entweder wenige Minuten oder mehrere Tage dauern. 

Machen Sie sich allgemein schlau über das Tool und wer dahinter steckt. Bei einem etwas vielseitigeren Tool können Sie auch ruhig eine Demo anfragen, in der Ihnen alle Funktionen des Programms präsentiert werden - meist durch eine Online-Besprechung.

Import von Teilnehmern

Machen Sie sich schlau, ob das Tool einen Import von Teilnehmerlisten zulässt - falls ja, schauen Sie nach welche Formate unterstützt werden. Das letzte was Sie wollen, ist ein Tool mit dem Sie zwar gut zurecht kommen, aber Sie alle Kontakte manuell erstellen müssen.

Vielleicht haben Sie einen Anlass mit 30 Personen, da mag das Ganze halb so wild sein. In der Zeit, in der Sie einen Import getätigt hätten, haben Sie auch alle 30 Personen angelegt. Wenn Sie aber mehrere hundert Teilnehmer haben, wird Ihnen das Leben nicht erleichtert - ganz im Gegenteil, Sie müssen sogar noch mehr Arbeit leisten.

Funktionen des Tools

Nun kommen wir zum wohl wichtigsten Punkt. Vergewissern Sie sich, was das Programm alles drauf hat! 

Es wäre von Vorteil, wenn Sie Tischgruppen oder Kategorien erstellen und diese beschriften oder einfärben können. Falls Sie zum Beispiel alle Teilnehmer nach Abteilung, in der sie arbeiten, platzieren wollen, sehen Sie auf einen Schlag, wo zum Beispiel die Tische der Arbeiter aus dem Bereich Eventplanung sind. Ebenfalls wird es notwendig sein, die Masse des Tisches sowie die Anzahl Stühle bearbeiten zu können.

Wenn Sie nun den gewünschten Tisch erstellt haben, ist es wahrscheinlich, dass Sie diesen mehrmals verwenden werden. Also wäre es sinnvoll, wenn Sie im Tool die Möglichkeit haben, erstellte und bearbeitete Tische als Template zu speichern - oder wenigstens die erstellten Tische duplizieren können.

Zwecks Übersicht darf das Tool auch gerne über andere Inhalte als nur Tische oder Stühle verfügen. Eventuell möchten Sie den Eingang simulieren, da wäre es von Vorteil wenn Sie über diverse Formen wie Vierecke, Kreise oder Linien verfügen. Auch ein Textfeld darf nicht fehlen.

Verwendung

Wenn Sie die erstellte Übersicht nicht nur intern benutzen wollen, benötigt das Tool eine Funktion, so dass Sie das Ganze zum Beispiel als PDF-Datei exportieren können. Allenfalls können Sie auch einfach zum Beispiel per "Snipping Tool" (Windows), "Grab" (Mac) oder anderen Programmen die Übersicht ausschneiden und abspeichern. 

Eine andere Möglichkeit wäre, den Teilnehmern am Empfangs-Desk zu schildern, welcher Sitzplatz nun ihnen gehört. Oder wie in manchen Kinos, in denen beim Einlass des Gastes gezeigt wird, welche Sitzplätze noch frei sind - somit kann der Gast selbst entscheiden. Sind Sie sich einfach im klaren, dass diese Möglichkeit auch zu Problemen führen kann: Längere Wartezeiten am Empfangs-Desk, Gruppen werden eventuell aufgeteilt und Sitznachbarn werden einem einfach zugeteilt...Behalten Sie dies im Hinterkopf.

Noch einmal...

Dass Sie dies noch einmal ein wenig übersichtlicher haben, folgend einige Gedanken zu Anforderungen und Funktionen des Tools:

  • Übersichtlichkeit sowie Verständlichkeit
  • Wird Support gewährleistest? - Wenn ja, in welcher Form (E-Mail, Live-Chat...?)
  • Import von Gästen, so dass diese im Tool verwendet werden können
  • Möglichkeit, Gruppen zu Erstellen - Bereiche für Geschäftsleiter / Mitarbeiter / Familie...
  • Möglichkeit, Tische zu bearbeiten - Masse, Stühle, verschiedene Farben für Gruppen
  • Möglichkeit, eigene Tische als Vorlage zu speichern oder bearbeitete Tische zu kopieren
  • Weitere Formen zur Darstellung von Empfang, Bühne und so weiter...
  • Export der Übersicht zur Weiterverwendung (falls nötig)
  • ...

Mit einem Tool, welches über diese Funktionen verfügt, ist es eine Leichtigkeit auch grössere Teilnehmerlisten zu verwalten und anschliessend Sitzpläne zu erstellen. Sollten Sie doch noch Fragen haben, steht Ihnen colada zur Verfügung.

Themen: Build, Run

Events planen easy

Events sind komplexe Projekte. colada hilft mit intelligenten Tools von der Konzeption, der Planung bis hin zur Ausführung aller Details. Damit Ihr Event ein Erfolg wird!

    Für News anmelden

    Plan | Build | Run

    Bei colada unterscheiden wir während der Event-Planung zwischen drei Bereichen.

    Klicken Sie auf folgenden Link, um mehr