Event-Planung bei colada

Wir von colada sehen jedes Event als eine Reise von der Erde zum Mond. Dabei entscheiden Sie mit Ihrem Event, wie weit das Ziel von der Erde entfernt ist. Um die Reise überhaupt zu bewältigen, benötigt man eine klare Struktur. Dabei helfen Ihnen:

Plan

 Icon-Plan 

Build

 Icon-Build 

Run

 Icon-Run 


 Per Klick auf ein Icon gelangen Sie zur jeweiligen Übersicht auf der colada Homepage.
 

Plan 

Stellen Sie sich vor, Sie sind ein Ingenieur und für die Planung und den Bau einer Rakete zuständig. Sie sitzen nun also vor Ihrem Skizzen-Block, neben Formeln und Berechnungsmaschinen und sollten das Chaos in Ihrem Kopf irgendwie ordentlich auf Papier darstellen können.

Möglicherweise fühlen Sie sich genau so, wenn Sie sich in der ersten Planungsphase eines Events befinden. Wie der Ingenieur wissen Sie, dass dieser erste Schritt das Fundament der Eventplanung bildet und massgeblich für das Gelingen des Events verantwortlich ist.

Im Bezug auf Ihren Event beinhaltet der Prozess "Plan" sämtliche Strukturierung von Zeit, Budget und Teams. Ebenso müssen Sie im klaren sein, was für Ihren Event alles benötigt wird, wie Webseite, Anmeldeformular, E-Mails etc. aussehen sollen und wer welchen Schritt im nächsten Prozess umsetzt. Dabei hilft ein detailliertes Briefing.

Build

Der Ingenieur setzt nun den Stift ab und betrachtet zufrieden die fertige Skizze seiner Rakete. Er lässt sie noch von seinem Assistenten überprüfen und erstellt eine Liste der für den Bau benötigten Materialien und Fachkräfte. Sobald der Teamchef grünes Licht gibt, kann mit der Umsetzung begonnen werden.

Hier könnte man den Bereich "Build" nochmals in 4 Themen unterteilen - diese lauten Information, Kommunikation, Transaktion und Onsite.

Information beinhaltet alle Schritte, um das Event aufzusetzen. Allgemein wird sich an das Programm, mit dem man arbeitet, herangetastet. Schliesslich werden potentielle Gäste in das Tool importiert und für das Gästemanagement vorbereitet. 

Bei Kommunikation werden Einladungsmails, Bestätigungsmails, Absagemails und Dankesschreiben erstellt und verwaltet. Ebenso werden Tickets, Namensschilder oder Badges aufbereitet. Die potentiellen Teilnehmer werden aber erst im Kapitel "Run" eingeladen.

Transaktion beschreibt die Prozesse, rund um die Erstellung des Anmeldeformulares und die Verwaltung des Registierungprozesses. Hier werden auch allfällige Buchungen verwaltet.

Onsite bedeutet "vor Ort" und steht hier für die Vorbereitung von Beispielsweise Tischplänen oder Webseiten, welche vor Ort als Hilfsmittel oder ähnlich genutzt werden können. 

Run

Der Countdown läuft und es bleiben nur noch wenige Minuten bis zum Startschuss der Rakete. Sie überprüfen ein letztes Mal jedes Detail und geben dem Astronauten noch einige Anweisungen. Dann startet das Ungetüm mit voller Kraft und lautem Getöse himmelwärts – zum Mond.

Aus Sicht von colada ist dies der letzte Schritt der Event-Planung, wobei die Planung bereits abgeschlossen sein sollte. "Run" findet vor, aber auch während dem Event statt und umfasst unter anderem die Live-Schaltung der Inhalte auf der Webseite oder des Anmeldeformulares. Anschliessend werden die Einladungen, Tickets, Badges oder ähnlich versendet. 

Ebenso das Erfassen von Teilnehmern vor Ort - das "Scanning" - gehört dazu. Dies erfolgt durch QR-Codes oder direkt im System. Das Ganze findet an einem Empfangsdesk statt, möglicherweise auch an einem Helpdesk, sollte es Probleme vor Ort geben. 

Nach dem Event wird natürlich analysiert, Feedback eingeholt und eventuell bereits für den nächsten Anlass vorbereitet.

 

Die Strukturierung eines Events in diese drei Bereiche soll Ihnen helfen, Ihre Planung noch besser zu gestalten. Sämtliche unserer Blog-Posts werden nach den drei so eben genannten Bereichen aufgelistet. Diese können per Klick auf einen Link mit dem jeweiligen Namen des Bereichs aufgerufen werden. Hier geht es zurück zum Blog