Online-Formulare für ein effizientes Event-Datenmanagement

Beitrag von Florian Bauer auf 14.11.2018
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Dass Ihre Gäste an Ihrem Event teilnehmen können, benötigt es oftmals vornherein noch einige Informationen. Dies fängt ganz simpel bei Vornamen, Namen oder E-Mail-Adressen an. Etwas anspruchsvoller wird es dann, wenn der Teilnehmer zwischen mehreren Aktivitäten eine, zwei oder mehrere Optionen aussuchen kann. Auf dem Formular scheint alles einfach geregelt zu sein, doch passieren im Hintergrund oftmals mehrere Dinge auf einmal. In diesem Artikel geht es darum, auf was bei der Erstellung eines Online-Formulares geachtet werden muss und was alles darauf gehört.

 

Event-Universum

 

Als erstes sei gesagt, natürlich gibt es kein richtig oder falsch bei einem Registrierungsformular. Je nach Event macht einfach das eine oder das andere mehr Sinn. Trotzdem können Sie ein Anmeldeformular so gestalten und aufbauen, wie Sie wollen.

Sie als Event-Planer wissen natürlich auch, Event ≠ Event. Aus der Grafik oberhalb können Sie verschiedene Event-Typen sehen und wie weit (Aufwand um ans Ziel zu gelangen) sie von der Erde (Startpunkt) entfernt sind. Doch was hat das mit dem Formular zu tun? - Je nach Veranstaltung benötigen Sie verschiedene Daten. Geht es lediglich um ein Meeting, benötigen Sie vielleicht, wie bereits angesprochen, nur Vor- und Nachname sowie die E-Mail-Adresse des Teilnehmers. Handelt es sich bei der Veranstaltung um ein Firmenanlass, brauchen Sie vielleicht noch Informationen bezüglich Abteilung und Funktion im jeweiligen Unternehmen.

Aufbau eines Formulares

Ein Formular sollte so aufgebaut sein, dass es den grössten Nutzen für den Organisator bietet und gleichzeitig ein einfaches und schnelles registrieren ermöglicht. Um dies zu erreichen, müssen Sie sich erstmal Gedanken machen, was denn genau das Formular bezwecken soll und was die Ziele sind. Das kann so aussehen:

  • Abfrage inkl. Speicherung aller (nötigen) Daten des Teilnehmers.
  • Schnelle und einfache Registrierung.
  • geringer Zeitlicher Aufwand für die Erstellung des Formulares.
  • Anpassbares, einzigartiges Design um den
  • Anmeldewunsch zu stärken.
  • ...

Diese Dinge und noch viele weitere könnte man aufzählen. Doch manche stellen einen Konflikt dar. Eine Registrierung kann zum Beispiel nicht in wenigen Sekunden abgeschlossen werden und dazu viele Daten abfragen. Eventuell durch eine "autofill" Funktion von Browsern, aber von dem kann man nicht ausgehen.

Legen Sie also Kriterien fest, die Ihr Formular erfüllen soll. Beispielsweise gestalten Sie ein einfaches Formular per Tool im "Baukasten"-System um Zeit zu sparen, oder Sie erstellen ein super aussehendes Formular im Design Ihrer Webseite und investieren nun einmal die Zeit die Sie brauchen. Mit diesen Gedanken können Sie den grössten Nutzen für Sie als Organisator herausfinden.

Inhalte

Das Thema Inhalt haben wir bereits ein wenig in unserem Blog-Beitrag über strukturierte Event-Einladungsprozesse angesprochen. Da ging es um folgendes Thema:

Es gibt verschiedene Felder, die verschiedene Werte oder Eingaben verlangen. Es gibt Single oder Multiple Choice Felder, welche einen oder mehrere Klicks zum Ausfüllen benötigen. Dann hätten wir zum einen Text-Felder, welche eine Eingabe von Text verlangen, zum anderen gibt es numerische Felder, welche nur Zahlen akzeptieren.

Wenn Sie nun ein numerisches Feld in Ihrem Formular haben und Sie möchten bei der Registrierung eines Teilnehmers die Telefonnummer abfragen, gibt es verschiedene Wege diese einzutippen: alles aneinander, getrennt, mit Ländervorwahl, ohne Ländervorwahl...Im erwähnten Beitrag gibt es noch mehr dieser Beispiele.

Machen Sie also Vorgaben und verlangen Sie eine gezielte Eingabe von Daten, so dass Sie diese auch später in Selektionen ohne grossen Aufwand verwenden können. Ansonsten gibt es ein Chaos bei der Anwendung von Filtern oder beim sortieren der Datensätze.

Doch was ist nun der passende Inhalt? Welche Daten müssen abgefragt werden? Grundsätzlich ist dies Ihnen überlassen, was und wie viel Sie abfragen möchten. Doch denken Sie daran, ein Teilnehmer wird keine Freude daran haben, all seine Daten einzutragen - erstens kostet dies Zeit und zweitens möchte er gar nicht all zu viele Daten von sich preisgeben. Um dies zu umgehen, könnten Sie das Anmeldeformular mit Pflichtfeldern ausschmücken. Hinterlegen Sie die Nötigsten Felder als Pflichtfelder, die anderen lassen Sie offen, sozusagen ein optionales Feld - gut für Sie, einfach für die Teilnehmer.

Verschiedene Ansichten

Bei gewissen Veranstaltungen kann es schon einmal vorkommen, dass es mehrere Teilnehmergruppen gibt. So möchten Sie vielleicht je nach Teilnehmergruppe verschiedene Formulare zur Verfügung stellen. Um dies zu erreichen, wäre spätestens ab hier der Gebrauch eines Tools sinnvoll, das Ihnen unter die Arme greift. Das Tool muss über Ihre Datenbank und über das Registrierungsformular verfügen. Anschliessend hinterlegen Sie für jeden eingeladenen Gast bereits eine Teilnehmergruppe und passen das Anmeldeformular entsprechend an.

Natürlich ist jedes Tool anders entwickelt, aber so in etwa können Sie sich das vorstellen, wenn sie verschiedene Ansichten für verschiedene Teilnehmer anbieten möchten. Nachteil an dieser Funktion - die eingeladenen Gäste müssen bereits im System hinterlegt sein. Ansonsten weiss das Anmeldeformular nicht, welcher Gruppe der Teilnehmer zugehörig ist. Dem System "fremde" Personen können dann nicht auf die Registrierung zugreifen, da noch eine Art Login oder ein Code verwendet wird, um Zugriff auf die Anmeldung zu erhalten.

Datenmanagement

Das Anmeldeformular dient nicht nur als Möglichkeit, sich für einen Anlass anzumelden. Es ist ein extrem nützliches Tool, um Kontaktdaten zu sammeln und weiter zu verwenden. Sozusagen generieren Sie mit jedem Teilnehmer einen Lead, sofern die angemeldete Person Ihnen fremd ist (beziehungsweise war).

 So dass dieser Kontakt auch nach dem Anlass noch "gepflegt" werden kann, müssen die eingegebenen Daten natürlich gespeichert werden. Anschliessend wäre es von Vorteil, wenn Sie eine Liste mit entweder allen oder lediglich ausgewählten Datensätzen exportieren können, um die Kontakte in Ihr CRM-System (Customer Relationship Management) zu importieren.

Themen: Build

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