Event-Ticketing - der Schlüssel zum gelungenen Event

Beitrag von Florian Bauer auf 12.09.2018
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Sie haben die "Plan"-Phase mit Bravour bewältigt. Sie stecken wahrscheinlich mitten in der Umsetzung Ihres Events, oder sind schon fast fertig, und suchen jetzt noch die richtige Einladung für Ihre Gäste. Je nach Anlass kann dies ganz einfach vonstattengehen. Doch kann Ihnen das Entwerfen einer Einladung inklusive Ticket einiges an Zeit und/oder Geld kosten. Wir von Colada wissen Ihnen zu helfen.

Ticket-Demo-Flo

                                   Beispiel eines Tickets aus unserem Ticketing Demoevent

Das Ticket ist ebenso ein Kommunikationsmittel und kann für Ihr Event sehr wichtig sein. Es soll dem Anlass entsprechend gut aussehen und alle wichtigen Informationen darauf haben. Der Gast sollte sein persönliches Ticket anschauen und einen guten Eindruck von Ihnen und Ihrem Anlass erhalten und Lust auf "mehr" bekommen.

Elemente eines Tickets

Wie soeben erwähnt, ein Ticket enthält viele Dinge. Damit Sie eine Idee haben, was alles auf ein Ticket gehört, folgend ein paar Beispiele zu Inhalten:

Informationen des Gastes

Üblicherweise befinden sich auf dem Ticket Angaben des Gastes, wie der Vorname und Nachname, der Wohnort inklusive Adresse, der Firmenname - sollte dies ein Firmenanlass sein - und möglicherweise ein QR-Code für das Ticket-Scanning. Dies gibt dem Ticket einen persönlichen Touch und verhindert das es an Drittpersonen weitergegeben werden kann.

Das Programm

Um Komplikationen vor Ort bezüglich Tagesablauf zu vermeiden, stellen Sie eine Agenda zur Verfügung, durch die der Teilnehmer sieht, wann, wo und was stattfindet. Sie haben auch die Möglichkeit auf einen speziellen Anlass hinzuweisen. Vielleicht möchten Sie nach dem eigentlichen Event noch alle Gäste auf einen Apero oder ein Abendessen einladen - Schreiben Sie dies auch in die Agenda.

Wichtige Informationen

Geben Sie eine Kontaktperson bekannt die man bei allfälligen Fragen kontaktieren kann. Aber auch Informationen wie Baustellen vor Ort, verfügbare Parkplätze - und die kosten davon - oder andere Dinge, die Ihnen wichtig erscheinen, sind hier bestimmt nicht fehl am Platz. So ist der Gast informiert und ärgert sich nicht über fehlende Informationen.

Situationsplan für die Anreise

Reisen Ihre Gäste mit dem Auto an? Dann wäre es sinnvoll, eine kurze Beschreibung auf dem Ticket zu machen - Das gleiche gilt für die Anreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln, mit dem Flugzeug oder zu Fuss. Geben Sie genaue, aber kurze Angaben dazu, wie man Ihren Event erreicht.

Dies heisst aber nicht, dass zwingend diese vier Themen auf dem Ticket abgedeckt werden müssen. Dies sind lediglich Anhaltspunkte. Gestalten Sie das Ticket dem Anlass entsprechend. Vielleicht brauchen Sie das Tagesprogramm nicht, sondern möchten einfach ein weiteres Bild auf dem Ticket platzieren? - Seien Sie informativ und kreativ.

Entwertung

Überlegen Sie sich kurz, wie die Entwertung an einem Konzert stattfindet. Eine Personengruppe geht in Richtung Eingang und möchte auf das Konzertgelände. Die erste Person zeigt ihr Ticket, dieses wird gescannt. Anschliessend gibt es meist ein Bändel um den Arm und die Person darf rein. Das Ticket ist jetzt nutzlos - und sollte die Person das Konzertgelände verlassen, erhält sie je nach Anlass wieder Eintritt durch den Bändel.

Stellen Sie also sicher, dass Sie bei Ihrem Event ein ähnliches Prinzip haben. Entwerten Sie ein Ticket - heutzutage fast nur noch per Scan - zum Beispiel per QR-Code, so dass dieses nicht erneut benutzt werden kann, und geben anschliessend eine neue "Eintrittskarte" (im falle eines Konzertes zum Beispiel ein Kontrollbändel), wenn dies benötigt wird.

Darstellung

Statten Sie Ihr Event-Ticket erst mit Informationen aus und setzen Sie sich dann an das Optische. In erster Linie sollte das Ticket eine Einladung mit relevanten Daten darauf darstellen. Doch ist es einiges schöner für das Auge, wenn Sie das Ganze noch mit Bildern, Formen oder ähnlichem aufpeppen. Achten Sie hier darauf, das Sie Bilder verwenden die auch zur freien Verwendung gekennzeichnet sind - keine urheberrechtlich geschützten Grafiken.

Wenn Probleme mit Layout oder ähnlichem auftreten, lassen Sie sich von anderen Tickets inspirieren oder fragen Sie Ihre Mitarbeiter, ob diese Ideen haben.

Auf jeden Fall sollte ein Logo Ihrer Unternehmung bei der Gestaltung verwendet werden. Ebenso die üblichen Farben und Darstellungen Ihres Unternehmens sind hier willkommen. So schaut sich der Teilnehmer Ihres Anlasses das Ticket an und erinnert sich im besten Fall zugleich an Sie.

Ticketversand

Entweder schicken Sie das Ticket per E-Mail Einladung oder versenden Briefe inklusive eines Schreibens. Beides verursacht verschiedene Kosten für Sie und Ihre Gäste. Entscheiden Sie was Sie für angemessen empfinden. Bei einer seriösen Gala in Genf empfiehlt sich zum Beispiel ein Schreiben per Post. Dies wirkt formell und persönlich.

Das Ganze sollte man natürlich mit einem Programm gestalten, womit sich gleich die Kontaktdaten der jeweiligen Gäste auf dem Ticket anpassen. Es gibt diverse Tools, die so etwas anbieten. Ansonsten hat man eine Ticket-Vorlage und nochmals mehrere Stunden Arbeitsaufwand, bis man für jeden Teilnehmer ein Ticket erstellt hat. Dies gesagt, sollte das Tool also nicht bloss einen Ticket-Manager beinhalten, sondern gleich noch über Ihre Kontaktdatenbank verfügen - oder zumindest Zugriff darauf haben.

Sollten Sie Fragen haben oder Hilfe bezüglich Ticketing benötigen, befindet sich direkt unterhalb dieses Blogposts eine Kommentarfunktion.

Themen: Build

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