Event-Teams - Briefing für die effektivste Zusammenarbeit

Beitrag von Florian Bauer auf 03.12.2018
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Es ist nicht nur für Sie wichtig, wie das bevorstehende Event geplant wird. Für alle involvierten ist es ein Muss, genauestens über die Prozesse Bescheid zu wissen. Wenn Sie zum Beispiel eine, nur halb durchdachte Veranstaltung über eine Agentur laufen lassen wollen, werden Sie bald merken, es entsteht erneut Informationsbedarf - und dies klärt sich meist nicht so schnell wie erhofft.

Event-Team 

Screenshot eines Event-Teams aus colada.

Wir von colada haben unsere ganz eigene Vorstellung über den Aufbau eines Events. Wir befinden uns je nach Situation in einer der drei Bereiche namens Plan, Build und Run. Mehr dazu finden Sie im Beitrag zu den colada Planungsbereichen. Für Sie ist dies insofern uninteressant, allerdings zeigt es uns, sollten Sie als Event-Planer mit colada zusammenarbeiten, in welchem Prozess wir uns befinden. Wir wissen damit, wo Informationsbedarf besteht, sollten wir ins stottern geraten.

Plan - Build - Run ist nur ein Beispiel zu einer Struktur, wie ein Event aufgebaut sein kann. Es deckt alle Bereiche der Event-Planung, -Umsetzung und -Ausführung. Sie mögen sich jetzt denken: "Schöne Sache, doch wozu brauche ich das?"...

Klare Angaben an alle Beteiligten

Sie brauchen diese Klarheit, wenn Sie entweder intern jemanden in die Veranstaltung einbeziehen müssen oder wenn Sie auf externe Hilfe angewiesen sind - vor allem wenn Sie auf externe Hilfe angewiesen sind.

Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten in einem Event-Büro und veranstalten für Ihre Auftraggeber diverse Events. Dies geht von einfachen Meetings bis hin zu gut besuchten Messen. Jetzt erhalten Sie folgende Anfrage per Mail und sollten darauf antworten:

"Wir möchten gerne ein Meeting für 50 Personen veranstalten. Das Ganze wird im Hotel XY stattfinden, Raum ist bereits gebucht. Wir bräuchten lediglich ein Tool um Gäste zu registrieren und verwalten und wünschen dazu eine Schulung inklusive Unterstützung während dem Meeting. Können Sie mir dazu ein Angebot senden?"

Natürlich ist dies eine fiktive, eher minimalistische Anfrage. Aber was machen Sie mit dieser Anfrage - Wie soll die Registrierung ablaufen? Sind die Gäste bereits bekannt? Braucht es eine Webseite mit Informationen zum Meeting? Werden Seating-Pläne inklusive Tischplatzzuweisungen benötigt? Was geschieht mit Gästen, die sich nun angemeldet haben?

Sie sehen es tauchen viele Fragen auf. Zu viele. Sie als Arbeiter im Event-Büro müssen nun Rückfragen stellen, da Sie anhand der Ihnen bekannten Informationen kein Angebot erstellen können. Gesagt - getan, Sie warten nun auf eine Antwort und verlieren wertvolle Zeit, die Sie direkt für die Erstellung des Angebots hätten gebrauchen können.

Die Antwort wird wahrscheinlich ein paar Stunden später in Ihrem Postfach sein, da der ursprüngliche E-Mail-Absender dies auch erst einmal abklären muss. Erneut vergeht Zeit.

Sie können sich ja denken wie es weiter geht...Es entsteht ein hin und her und erst nach mehreren E-Mails und Telefonaten haben Sie die Informationen die Sie brauchen, um ein Angebot zu erstellen.

Auf den Auftraggeber hat dies natürlich auch Auswirkungen. Wie beim Arbeiter in der Event-Agentur verzögert sich alles ein wenig. Vielleicht denkt sich die Event-Agentur auch, wird ein Punkt nicht angesprochen, wird dies nicht in Erwägung gezogen. Es entstehen eventuelle Missverständnisse, was man auf jeden Fall vermeiden muss. 

Fokus auf Kommunikation

Die wohl wichtigste Frage, falls es zum Auftrag kommen sollte, wurde weder bereits gestellt noch beantwortet. Wann liefert der Auftraggeber die Inhalte für Anmeldeformular, Webseite, E-Mails etc. und wann findet das Meeting statt? Nur anhand der Inhalte, die Ihnen zur Verfügung gestellt werden, können Sie auch effektiv arbeiten. Und wenn das Meeting bereits in den nächsten Tagen stattfinden sollte, ist es umso wichtiger zu wissen, wann die Inhalte genau angeliefert werden.

Treffen Inhalte verspätet ein, heisst das selten etwas Gutes. Der Termin für die Veranstaltung oder den Event verschiebt sich nämlich nicht, und da Sie wahrscheinlich auch nicht alles alleine aufsetzen (können), müssen Sie Ihre Kollegen noch miteinbeziehen. Diese haben auch sonst noch Arbeit zu erledigen...

Lange Rede kurzer Sinn - Sie sehen, es entsteht eine Kettenreaktion, die man eigentlich von Anfang an hätte umgehen können. Es ist also absolut notwendig, mit allen Beteiligten offen und ehrlich zu reden. Ist eine Angabe bezüglich Layout oder ähnlich noch nicht bestimmt, ist dies bereits eine wichtige Information für alle und eine Frage weniger, die gestellt werden muss. 

Die Team-Aufstellung

Gehen wir weg von der Arbeit in einem Event-Büro und kommen zum Team, welches einen Event plant. Hier können Sie sich einiges an Arbeit sparen, wenn Sie eine korrekte Aufstellung haben. In Ihrem Event-Team wäre es von Vorteil, wenn Sie Rollen vorab bestimmen. Diese Rollen können je nach Anlass variieren. 

Auf jeden Fall brauchen Sie mindestens eine Person, die als Teamleiter dasteht. Diese Person ist die Anlaufstelle für Notfälle. Danach wäre es sinnvoll wenn es für diverse Bereiche entweder eine andere oder die gleiche Person als Ansprechperson gibt, je nach Kapazität des Teams. Dieser Bereichsleiter ist für alle Fragen zuständig und wendet sich, falls nötig, an den Teamleiter. So weiss jeder im Team, wen man bei einem Problem ansprechen sollte beziehungsweise ansprechen muss. 

Checkliste

Für alle beteiligten wird es dann ziemlich einfach, wenn Sie oder allenfalls die Event-Agentur, mit der Sie arbeiten, über eine Checkliste verfügen, die Sie einfach ausfüllen und weitersenden können. Aussehen kann das ganze so:

Auszug aus Checkliste

Screenshot der Checkliste aus dem colada-Briefing.

Dies ist als Registrierungsformular aufgebaut und wird durchgeklickt und ausgefüllt. Es werden alle nötigen Informationen zum Event abgefragt, was colada anbieten kann. Beispielsweise ob der Event eine Webseite benötigt, ob Tischpläne benötigt werden und wer schlussendlich was macht - der Event-Planer selber oder colada mit Angaben des Planers?

 

Wissen nun alle über die bevorstehenden Prozesse Bescheid, ist es ein vielfaches einfacher, alles umzusetzen. Sie sparen Zeit und Kosten und der Event-Planer hat alle Informationen und kann somit sofort arbeiten.

Themen: Plan

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