Event Kommunikation vor, während und nach dem Anlass

Beitrag von Florian Bauer auf 03.12.2018
Blog-Author
Finde mich auf:

Ein essentielles Mittel um mit potentiellen Gästen den Kontakt aufzunehmen und das Interesse zu wecken. Es dauert wenige Sekunden, bis ein Empfänger einer Mail sich entscheidet weiterzulesen - oder es sein zu lassen. Daher muss der erste Eindruck, wie so oft, bereits positive Spuren hinterlassen. Doch es gibt auch andere Möglichkeiten, vor, während und nach dem Event zu kommunizieren - diese Möglichkeiten werden am Schluss des Beitrages noch angesprochen. 

In der heutigen Zeit besteht die Event-Kommunikation hauptsächlich aus E-Mails. Es ist fast unausweichlich, sich ein Tool zu suchen, mit dem man die E-Mails erstellt, verwaltet und verschickt. Ein sauberes, gut aussehendes, informatives und zu guter letzt noch für mobile Geräte optimiertes E-Mail lässt sich praktisch nur in HTML erstellen - oder mit Hilfe von Tools, welche im Hintergrund den Code für uns erstellen und anpassen.

Das richtige Werkzeug für E-Mails

Um gut arbeiten zu können, benötigen Sie das richtige Werkzeug. Selbst wenn Sie sich nicht gut mit HTML auskennen, ist es immer von Vorteil wenn man zur normalen Text-Ansicht zusätzlich noch den HTML-Code ansehen kann. Denn je nach E-Mail Client (Outlook, Gmail, Apple OSX Mail...), Gerät (Windows, Apple, Android...) oder Browser (Chrome, Firefox, Safari...) in dem eine Mail geöffnet wird, kann diese anders aussehen. Ebenso spielt es eine Rolle, welche Versionen der soeben genannten Punkte Ihre Empfänger verwenden. Mit Hilfe der Code-Ansicht (und Google) lässt sich da meistens ganz einfach etwas ändern. 

Wenn Sie nicht wissen, welche Clients, Browser oder Geräte die Empfänger der E-Mail verwenden, legen wir Ihnen ans Herz, mindestens folgende Geräte und Applikationen zu testen:

Mac

  • Apple Mail
  • Outlook (dazu später in diesem Beitrag)
  • Outlook Webmail in Safari und Google Chrome
  • Gmail

IPhone

  • Apple Mail
  • Outlook
  • Gmail

Windows:

  • "Mail" - vorinstallierte Windows Mail Applikation
  • Outlook
  • Outlook Webmail in Google Chrome, Microsoft Edge und Firefox
  • Gmail

Android:

  • Outlook
  • Gmail

Schon einmal vor ab, die Mails werden alle in etwa gleich aussehen, egal wo Sie sie ansehen. Trotzdem gibt es hin und wieder einmal Formate oder Darstellungen die ein gewisser Client nicht unterstützt oder auf einem Gerät anders dargestellt werden. Es lohnt sich, bei jedem E-Mail einen kurzen Test durchzuführen. Dazu gibt es Online diverse Programme, die Ihnen per Klick die verschiedenen Ansichten liefern. Dabei gibt es Unterschiede zwischen kostenpflichtigen und kostenlosen Tools.

Grundsätzlich lohnt es sich immer, den vorinstallierten oder auf das System bezogenen E-Mail Client, sowie Outlook als Desktop-Version und im Webbrowser plus einen weiteren Client zu testen. Den weiteren Test haben wir oberhalb mit Gmail aufgelistet, da die meisten Personen neben Outlook, Apple Mail und so weiter wahrscheinlich Gmail verwenden.

Kostenlose Tools gibt es viele, doch kostenlose Tools die auch so funktionieren, wie man dies wünschen würde, gibt es wenige. Zum testen wären unter anderem Mailstyler oder Putsmail, wobei beide eigentlich eine "Demo" Version sind, die zu einem Kauf leiten sollen. Funktionen sind eingeschränkt und erst durch die kostenpflichtige Version wird der Zugang zu allen Bereichen freigegeben.

Unsere E-Mails (sowie Blog und weitere Aktivitäten) werden über das kostenpflichtige Tool von HubSpot verwaltet. E-Mails werden direkt in Hubspot erstellt, getestet und versendet. Allerdings ist HubSpot weit mehr als nur ein E-Mail Tool - es ist eine Komplettlösung mit verschiedenen Bereichen wie Marketing, Sales oder CRM (Customer Relationship Management, zu Deutsch Kundenpflege). 

Die Vorschau in verschiedenen E-Mail Clients kann beispielsweise so aussehen:

Mail Vorschau in verschiedenen Clients

Dies ist ein Auszug aus HubSpot. Die angezeigten Vorschauen wurden zuvor aus ca. 100 verschiedenen Optionen ausgewählt. Per Klick auf eines der gezeigten Bilder würde man anschliessend auf die komplette Anzeige des E-Mails gelangen - allerdings wird die Vorschau im Bild-Format angezeigt und nicht im Text-Format. Aber so sehen Sie, ob die Formatierungen jeweils übereinstimmen - oder eben nicht.

Outlook

Grundsätzlich sieht ein E-Mail, wenn man es auf mehreren Clients ansieht, immer in Etwa gleich aus. Trotzdem kann es den Fall geben, dass Outlook Ihre E-Mail anders darstellt als beispielsweise Gmail. Einfach gesagt, Outlook gibt den HTML-Code anders wieder, da es andere Mittel benutzt um diesen wiederzugeben. 

Um ein E-Mail in Outlook responsive (zu Deutsch "reagierend"), sprich korrekt darzustellen, gibt es ein paar Tricks.

Für Outlook gibt es einen separaten HTML-Code. Es gibt Befehle um Dinge anders darzustellen. Sollten Sie öfters mit HTML-E-Mails zu tun haben, lohnt es sich, dies mal genauer anzuschauen. Dazu suchen Sie mit Hilfe von Google am besten nach "Responsive HTML E-Mail Outlook". Sie sollten dann auf eine Code-Zeile gelangen, die in etwa so aussieht: <!--[if !mso]> weiterer Code <![endif]-->. HTML-Zeilen für Outlook erkennt man eigentlich gut anhand der Buchstaben "mso", was für Microsoft Outlook aber auch Microsoft Office steht.

Wenn Ihnen das Arbeiten im Quellcode schwer fällt, versuchen Sie am besten die Inhalte in einer Tabelle darzustellen. Dies ist zwar weder praktisch noch elegant, dafür aber einfach und effizient. Tabellen werden grundsätzlich in allen Clients berücksichtigt und somit auch eher genauer dargestellt als ein normales Bild, welches man per HTML nach rechts ausrichtet und einen Einzug hinterlegt.

Das Outlook Ihnen erst gar nicht in die Quere kommt, könnten Sie ein Template (eine Vorlage) einer E-Mail benutzen, in der Hoffnung Sie können diese ganz einfach überarbeiten.

Wenn Sie bereits eine E-Mail haben und versenden möchten, testen Sie diese auf jeden Fall. Vielleicht wird Sie korrekt dargestellt, da Sie gar keine Elemente verwenden, welche Outlook nicht unterstützt und Sie können sich die Mühe sparen. 

Grundlagen einer E-Mail

Egal ob Einladung oder Dankesschreiben - die Inhalte der E-Mail können Sie natürlich so gestalten, wie Sie möchten. Je nach Branche oder News variieren die Schreiben von eher "trocken" bis hin zu vielfältig und sehr interessant. Menschen sind sehr verschieden, doch gibt es ein paar offensichtliche Gemeinsamkeiten.

Sie sollten sich gut überlegen, was Sie in Ihrem E-Mail genau präsentieren möchten. Ziel ist es, Leser in den Bann zu ziehen. Dies erreichen Sie am ehesten durch folgende Punkte:

  • Mehrwert für den Empfänger darstellen
  • Persönliche Ansprachen mit Namen
  • Kurze und überschaubare Texte
  • Keine stumpfen "Wir laden Sie ein..." Texte - zeigen Sie Kreativität
  • "Das Auge isst mit"

Entweder Sie riskieren hier ein bisschen etwas und zeigen sich bunt und originell, in der Hoffnung dies wird gut aufgefasst. Oder Sie bleiben aber seriös und gestalten daher eine formelle Mail, welche natürlich auch brillieren kann, keine Frage. Dies ist Ihnen überlassen.

Kommunikation vor, während und nach dem Event

Kommunikation heisst nicht nur, Einladungen und Dankesschreiben versenden. Sie können auch ganz anders potentielle Teilnehmer ansprechen. Beispielsweise durch Werbung im Radio, im Internet oder in Zeitschriften, Beiträge in Social Media oder Plakate an gut besuchten Plätzen. Natürlich darf ein Beitrag dazu nicht auf Ihrer Webseite fehlen. Je nach Veranstaltung ist es notwendig oder würde zumindest Sinn machen, den Besuchern noch Tickets oder Namensschilder zuzustellen - allenfalls können Sie daraus einen Wettbewerb machen, in dem man Tickets für die Veranstaltung gewinnen kann.

Vor Ort können Sie erneut Social Media benutzen, um über Neuigkeiten zu berichten, so halten Sie alle Interessierten auf dem Laufenden. Eine Agenda mit Terminen, wann, wo und was passiert wäre je nach Anlass sehr praktisch. Für die Kommunikation während dem Event können auch Anlaufstellen wie Hostessen oder Info-Desks sorgen, die Gäste mit Informationen versorgen.

Nach dem Anlass ist ein Dankesschreiben typisch, in dem die Gäste gebeten werden eine kurze Umfrage auszufüllen. So können Sie auswerten, wie erfolgreich die Veranstaltung war. Ebenso können Sie Fotos des vergangenen Events auf Ihre Webseite stellen und einen Newsletter kreieren, in dem noch einmal alle Nennenswerte Dinge aufgezeigt werden.

Egal wie Sie die Kommunikation aufrecht erhalten möchten, dazu brauchen Sie ein gutes Gästemanagement mit dem Sie arbeiten. Wenn die Übersicht nicht gewährleistet ist und Sie jedes mal eine riesen Arbeit haben, bis Sie bereit sind mit den richtigen Teilnehmern in Kontakt zu treten, ist dies nicht sehr effektiv. Wir legen Ihnen also die Arbeit mit Selektionen, Listen und Ansichten ans Herz.

 

Nun wenden Sie sich zurück an Ihre potentiellen Gäste. Die warten nämlich bereits auf Sie.

Themen: Build, Run

Events planen easy

Events sind komplexe Projekte. colada hilft mit intelligenten Tools von der Konzeption, der Planung bis hin zur Ausführung aller Details. Damit Ihr Event ein Erfolg wird!

    Für News anmelden

    Beiträge nach Bereichen

    Bei colada unterscheiden wir während der Event-Planung zwischen drei Bereichen.

    Klicken Sie auf folgenden Link, um mehr Informationen über Plan, Build und Run zu erhalten.