Event-Desk - der erste Eindruck zählt

Beitrag von Florian Bauer auf 12.09.2018
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Der Startschuss für Ihr Event ist gefallen. Die Gäste trudeln nur so ein und staunen nicht schlecht, als sie am Empfang ankommen. Nicht nur die Empfangsdamen strahlen mit einem grossen Lächeln, auch der Eingang ähnelt einem Thronsaal...So zumindest der Plan.

Help-Desk oder Empfangs-Desk eines Events

Der erste Eindruck ist und bleibt ein wichtiges "Ereignis" bei jedem Anlass. In nicht einmal einer Sekunde haben wir uns eine Meinung gebildet - und diese vertreten wir dann auch. Doch wie behauptet man sich heutzutage, so dass man einen positiven Eindruck hinterlässt? Mit was stattet man so einen Event- oder Help-Desk aus? In diesem Beitrag finden Sie Anhaltspunkte rund um Empfang und Hilfestellung vor Ort eines Events.

Erster Blick genügt...

Wer kennt es nicht, man besucht ein Anlass, sei dies nun eine seriöse Messe oder ein Geburtstagsfest eines Freundes, ein Blick reicht völlig aus. Heben Sie Ihre Hand, schnippen Sie einmal mit den Fingern - So lange dauert es, und wir haben unseren ersten Eindruck. Unser Gefühl sagt uns jetzt entweder "Wow, hier will ich bleiben" oder "Was zum Teufel soll das denn...?". Auf jeden Fall wollen wir ersteres erzielen.

Optik

Wir beurteilen Dinge schnell anhand dessen, was wir sehen. Überzeugen Sie durch Übersichtlichkeit. Ihre Gäste müssen mit einem einzigen Hingucker wissen, wo sie sind. Platzieren Sie beispielsweise ein ansprechendes Logo an der Wand hinter Ihren Desks. Die Optik ist dementsprechend wichtig, aber nicht alles.

Funktion

Das wohl wichtigste ist die Funktionalität. Hat einer Ihrer Gäste ein Problem vor Ort, das man nicht lösen kann, wird er unzufrieden sein. Deshalb statten Sie die Desks mit Tools aus, die benötigt werden - beispielsweise die Möglichkeit, QR-Codes zu scannen oder ein Ticket für einen Gast zu erstellen, der dieses vergessen hat mitzunehmen. Statten Sie Ihre Arbeiter am Empfangstresen zum Beispiel mit einem Smartphone für QR-Scanning aus. Achten Sie darauf dass Sie über Ersatz verfügen, sollte ein Smartphone den Geist aufgeben oder kein Akku mehr haben.

Ihr Empfangspersonal sollte stets ein Lächeln in fremde Gesichter zaubern, dazu freundlich und aufgestellt wirken und gleichzeitig noch informiert und lösungsorientiert sein. Damit Ihr Personal dementsprechend arbeiten kann, brauchen Sie ausreichende Kommunikationsmittel wie Computer und Telefon oder ähnliches.

Räumlichkeit

Organisieren Sie Ihre Help- und Event-Desks geschickt. Platzieren Sie diese nicht einfach in irgendeinem Raum, einfach das diese da sind. Die Help-Desks, bei dem sich die Gäste Ihrer Veranstaltung melden wenn sie beispielsweise Ihr Ticket vergessen haben, sollten klar von normalen Empfangs-Desks getrennt sein. Nicht das Gäste, die eigentlich nur Einlass zum Event wollen, am Help-Desk anstehen und danach weggeschickt werden, um nochmals anzustehen. 

Eventuell müssen Ihre Gäste kurz anstehen, da es gerade einen grossen Andrang gab. Richten Sie genügend Freiraum ein, um Platzmangel zu vermeiden. Vielleicht hat sich einer Ihrer Gäste mit einem weiteren verabredet, muss jedoch noch auf diesen warten. Denken Sie über Sitzgelegenheiten nach, einige bequeme Stühle um wenige Minuten zu verweilen, falls nötig.

...letzter Eindruck entscheidet

Ohne Frage, der erste Eindruck ist enorm wichtig. Er vertritt demnach den Event nach aussen - vorerst. Doch tatsächlich ausschlaggebend ist der letzte Eindruck den man hinterlässt. Da bringt ein perfekter erster Eindruck noch so viel wenn der eigentliche Anlass für die Katz ist!

Wenn ich in ein Restaurant gehe, das von aussen sehr einladend wirkt und ich bei einer hübschen Dame ein saftiges Steak bestelle - Ich schlussendlich aber einen immensen Preis für ein bereits durchgekautes Schnitzel bezahle, interessiert mich die anfängliche Fassade doch nicht mehr.

Also schliessen wir daraus, dass ein gut geplanter Empfang ein muss ist. Ohne ihn ziehen wir nicht das volle potential an Besucher an. Jedoch müssen wir unseren Fokus auch gleichzeitig auf das Grosse und Ganze richten. 

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